Lorsqu’on mène un projet de déménagement, les contraintes temporelles sont souvent nombreuses, et on se focalise sur la date d’emménagement des équipes, et l’ensemble des efforts se concentre pour réussir cette journée d’accueil.
Ce doit effectivement être un moment fort pour les équipes présentes, aboutissement de plusieurs mois de réflexion et de travaux. Mais que reste-t-il de cet effort collectif et de cet engouement après l’emménagement ?
C’est pourtant sur la durée qu’un projet de transformation va porter ses fruits, il est donc important de s’assurer de sa rémanence dans le temps.
Julie-Maud Godard
People & Transformation Director
Projet Laurens par Parella
Global Design Director
Penser le story telling dès le démarrage du projet
Que voulez-vous conserver comme message fort de cet emménagement ?
Certainement pas le fait que vous ayez dû quitter votre précédente localisation pour des questions de vétusté de l’immeuble ou d’étroitesse de vos locaux par rapport à votre croissance.
Si cette cause doit bien sûr être expliquée à l’initiation du projet, elle va s’effacer au profit de l’ambition que vous allez définir pour votre immeuble cible :
― la création d’une maison commune,
― l’expression de vos valeurs,
― le déploiement d’une expérience collaborateur en symétrie de vos attentions pour vos clients …
Cette ambition va guider la programmation de votre immeuble et conception de vos espaces, et devra être relayée par le plan de communication.
Tout ne s’arrête pas au déménagement, c’est au contraire là que tout commence !
Si les équipes projet arrivent généralement épuisées à la fin du marathon que représente un projet de déménagement, pour les collaborateurs, c’est là que tout commence : l’appropriation des locaux, la découverte de nouveaux modes de travail, la mise en place de nouveaux rituels …
Pour lancer cette dynamique, il nous parait nécessaire de faire rentrer de nouveaux joueurs dans la partie, des « finisseurs » de seconde mi-temps comme les appelle Fabien Galthié en rugby.
Ils seront en charge d’insuffler cette énergie et de promouvoir ces nouveaux usages, en faisant fructifier les espaces et les services mis en place par l’équipe de conception.
C’est pour accompagner cette mise en œuvre que nous aimons à revenir sur nos projets après l’emménagement, pour réaliser des retours d’expérience qui bien plus qu’un bilan se veulent un plan d’actions pour l’avenir.
Le temps de l’appropriation
Lors de votre projet, vous pouvez aussi découvrir en cours de route un sujet que vous n’avez pas le temps de traiter, ou dont l’usage n’est pas encore abouti : par exemple la mise en place d’un espace de réception polyvalent.
Plutôt que de risquer de mettre en place un aménagement qui ne conviendrait pas, lancez plutôt une expérimentation avec des mobiliers récupérés ou loués pour la période du test.
Vous pourrez ainsi affiner sereinement les usages avec les utilisateurs et poursuivre la dynamique de progrès après l’installation sur site.
De la même façon vous pouvez vous laisser des zones de respiration, en termes de personnalisation ou d’espace complémentaire, les usages se définissant progressivement lors de l’appropriation du site.
Expérimenter, formaliser et diffuser la charte d’aménagement
Dans le cas d’un groupe disposant de plusieurs implantations, le déploiement de nouveaux espaces de travail et de services innovant sur un site est à considérer comme une expérimentation.
Cela peut être l’occasion d’éditer une charte de l’aménagement des espaces, selon l’exemple d’Arkea, qui l’a présenté à son CSE avant de la déployer sur les différents projets en cours ou de Sanofi, qui a écrit un play book des références servicielles à appliquer à ses différents sites.
Cela participe de l’unité du groupe et de la diffusion de la marque employeur. Les salariés amenés à se déplacer sur les différents sites y retrouveront un environnement de travail familier, ce qui renforce le sentiment d’appartenance et la performance collective.
Inclure l’expérience utilisateur dans le parcours d’intégration
Le bâtiment est le point de ralliement des collaborateurs, et particulièrement les nouveaux arrivants.
Il est essentiel d’inclure deux moments dans le parcours d’intégration : tout d’abord rappeler l’ambition, le pourquoi nous vivons ensemble sur ce bâtiment, et d’autre part de leur expliquer le comment, les services qu’ils pourront trouver, les bons usages des différents espaces.
Comme cela fait beaucoup d’informations pour une première journée, cette appropriation doit s’échelonner, comme lors de l’emménagement : adjoindre un « buddy » pour aider le nouveau collaborateur à découvrir d’abord son environnement de travail proche : son territoire d’équipe, son plateau, et bien sur la restauration.
Pour promouvoir les bons usages, une session sur les règles de vie pourra être utile : chez Parella tous les 6 mois nous animons notre atelier La Bonne Bulle© pour partager les usages aux nouveaux arrivants.
Puis on emmènera le nouveau collaborateur à découvrir les services du bâtiment, par exemple une incitation à la découverte d’un cours de sport.
Le sens du détail
Dans un projet d’aménagement, beaucoup d’idées sont proposées par les équipes projet, débattues, ajustées, finalement mise en œuvre … mais qui se souvient du soin apporté à ce choix d’aménagement ?
Pourtant c’est ce détail qui me semble important à valoriser et à remettre en mémoire – ou à découvrir pour les nouveaux arrivants et les visiteurs.
J’ai trouvé intéressant les petites étiquettes explicatives que Sanofi a pu mettre en place dans sa Maison : indiquer que tel panneau acoustique a été éco-conçu en matériaux recyclés, et sa contribution au confort des espaces de travail, ou que la présence des espaces végétalisés favorise le bien-être des collaborateurs, et qu’ils ont été conçus de façon à ce que 65% des collaborateurs puissent avoir une vue directe sur la végétation.
L’avenir au quotidien
Quand nous interrogeons les workplace managers les plus innovants sur le futur du bureau, ils nous répondent qu’ils vivent l’avenir au quotidien, à l’écoute en permanence des nouveaux besoins utilisateurs et adaptant et testant leur offre servicielle en conséquence.
Nous pouvons établir les bases d’une amélioration continue sur 3 principes :
― Sponsoring / Reporting : Fixer les objectifs et valoriser par des KPI par rapport à la stratégie de l’entreprise (occupation des espaces, satisfaction des collaborateurs, fréquentation des services …)
― Transversalité : Intégrer l’ensemble des contributeurs à l’expérience utilisateur (Environnement de travail, IT, RH, Com) à un comité de suivi et en définir les processus de gestion pour assurer sa fiabilité
― Animation des communautés : Mettre en place un dialogue avec les collaborateurs et les managers, basé sur des ateliers et sondages réguliers afin de consolider par ces retours d’expérience les axes d’amélioration et identifier les nouvelles attentes.
Parella vous accompagne depuis le cadrage stratégique de votre projet, l’accompagnement au changement jusqu’à l’accueil de vos équipes sur le nouveau site et la mise en place d’une démarche d’amélioration continue.
Vous avez un projet ?
Notre équipe People & Transformation est à votre disposition pour analyser votre situation, vos besoins spécifiques et répondre à vos questions.
Vous pourriez aussi aimer...
Vous pourriez aussi aimer...
